La factura electrónica obligatoria es inminente
El Real Decreto tiene como objetivo establecer las reglas para el uso obligatorio de la factura electrónica entre empresas y profesionales en España. Esta norma desarrolla lo previsto en la Ley Crea y Crece y pretende impulsar la digitalización empresarial, reducir la morosidad y mejorar el control tributario. Para ello, se define un sistema mixto que combinará plataformas privadas de facturación con una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria.
Todas las empresas y autónomos que estén obligados a emitir factura, deberán hacerlo en formato electrónico siempre que el cliente también sea un empresario o profesional establecido en España. Esto incluye tanto operaciones normales como aquellas en las que el receptor o un tercero expida la factura. Quedan excluidas las facturas simplificadas, salvo ciertas excepciones, así como algunos sectores específicos como el mercado eléctrico o aéreo.
Tipos de plataforma
El sistema español de factura electrónica estará compuesto por plataformas privadas y una solución pública gratuita. Los emisores podrán usar cualquiera de las dos, o ambas combinadas, pero si optan por una privada, tendrán que enviar una copia electrónica fiel en formato UBL a la solución pública. Esta copia servirá para que la administración pueda monitorizar los plazos de pago.
El Real Decreto establece una serie de formatos técnicos permitidos, como UBL, CII, Facturae y EDIFACT. Todas las facturas deberán emitirse en formato estructurado y con firma electrónica avanzada. Se exige que las plataformas privadas sean capaces de traducir entre formatos para garantizar la interoperabilidad, y que se conecten entre sí si así lo solicitan los usuarios. No podrán cobrar por estas conexiones ni por servicios asociados a ellas.
Uno de los pilares de la norma es la trazabilidad de la factura, por lo que se obliga a informar de ciertos “estados” de la factura: aceptación o rechazo comercial, y pago efectivo completo. Estos estados deben comunicarse en un máximo de 4 días naturales (excluyendo fines de semana y festivos). Además, será obligatorio informar del pago a la Agencia Tributaria a través de la solución pública, independientemente del canal por el que se haya emitido la factura.
La solución pública de facturación permitirá a las empresas emitir, recibir y consultar facturas electrónicas. Su sintaxis será UBL. Será también el repositorio obligatorio donde se almacenarán todas las copias de las facturas, y desde donde se podrá consultar la información sobre su pago. Este sistema podrá ser usado directamente por empresas o por sus plataformas privadas autorizadas.
Las plataformas privadas que deseen operar en este sistema deberán cumplir requisitos como estar certificadas en ISO 27001, usar protocolos seguros (AS2 o AS4), permitir firma electrónica avanzada, contar con planes de continuidad y asegurar la confidencialidad de los datos. También deberán ser capaces de trabajar con todos los formatos permitidos y garantizar la interoperabilidad sin costes adicionales.
Toda la información recopilada por la solución pública será utilizada para controlar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad. Se permitirá a los Ministerios competentes y al Observatorio Estatal de la Morosidad acceder a esta información, que se usará para elaborar un listado anual de empresas que incumplen los plazos de pago.
En cuanto a los plazos de entrada en vigor, el Real Decreto se activará una vez se apruebe una orden ministerial que defina la solución pública. A partir de ese momento, las empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual tendrán 12 meses para adaptarse, y el resto tendrá un plazo de 24 meses. La obligación de informar sobre los estados de las facturas se aplicará a estas últimas transcurridos tres años desde esa misma orden.
También se prevé una aplicación gratuita desarrollada por la Agencia Tributaria que permitirá a cualquier empresa emitir facturas electrónicas y cumplir con todas las obligaciones relacionadas con los estados de la factura y su pago.
Por último, el Real Decreto modifica el Reglamento actual de facturación para acomodar estos nuevos requisitos y asegura que las diferentes administraciones tributarias, incluidas las forales, tengan acceso a la información almacenada en la solución pública.
Sanciones
Si bien encontramos en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas una referencia en el Artículo 12 el siguiente epigradfe:
“Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros…”
No debemos olvidar las importantes sanciones que además, si no se cumple con os diferentes marcos legales, se puede obtener por incumplimiento:
- No emitir facturas electrónicas cuando es obligatorio. Se considera una infracción tributaria por incumplimiento de las obligaciones de facturación. Sanción estimada (según Ley General Tributaria y RD 1619/2012): Multa de hasta 150 € por factura no emitida correctamente. Puede considerarse una infracción leve, grave o muy grave, según la intención y volumen.
- No enviar copia de la factura a la solución pública. Si una empresa usa una plataforma privada y no remite copia fiel en UBL a la AEAT, obstaculiza el control fiscal y de morosidad. Consecuencia probable: Se puede calificar como resistencia u obstrucción a la actuación administrativa. Multas desde 300 hasta 6.000 €, según lo dispuesto en la Ley 58/2003, artículo 203.
- No comunicar los estados de la factura (aceptación/pago): Este incumplimiento afecta directamente a los objetivos del reglamento, especialmente en la lucha contra la morosidad. Consecuencia: Aunque el reglamento no detalla la sanción, puede considerarse incumplimiento de una obligación formal vinculada a la Ley 3/2004 de Morosidad y a la normativa tributaria. Sanción indirecta: la empresa podría ser incluida en el listado anual de morosos, lo que supone una pérdida de reputación y restricciones para acceder a subvenciones o licitaciones públicas (según la Ley Crea y Crece).
- No aceptar interconexión entre plataformas. El reglamento obliga a que las plataformas privadas acepten la interconexión gratuita con otras si así lo pide un cliente. Consecuencia: No hay sanción económica definida, pero podría implicar la exclusión de la plataforma del sistema nacional de factura electrónica, y posibles acciones legales de los afectados.
- Manipulación o falsedad en los datos. Si una empresa falsea la información de las facturas, sus estados o los datos comunicados a la AEAT. Consecuencia: Se considera infracción tributaria grave. Puede acarrear sanciones de hasta el 150% del perjuicio económico causado, suspensión de ayudas públicas, e incluso responsabilidad penal en casos extremos.
A estas sanciones se deben considerar las sanciones a fabricantes, comercializadores, distribuidores y obligados tributarios en función de la ley antifraude.
Nuestro asesoramiento, auditoría y certificación
Como expertos en la ley antifraude de software de facturación, digitalización certificada de facturas y ley crea y crece, entre otros marcos legales, con más de 200 auditorías y certificaciones, ofrecemos una colaboración experta, ayudando a nuestros clientes a aplicar los controles más estrictos posibles que maximicen el nivel de cumplimiento legal en materia de factura electrónica y contabilidad.
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