La implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales supondrá un cambio importante en los procesos administrativos de muchas organizaciones. Para las asesorías y gestorías, el impacto será especialmente relevante, ya que no solo tendrán que adaptar su propia facturación, sino que también desempeñarán un papel fundamental en la transición de sus clientes.

La Ley Crea y Crece establece la generalización de la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales. Su desarrollo implica avanzar hacia procesos de facturación cada vez más digitalizados, estructurados y automatizados.

Para las gestorías y asesorías, prepararse con antelación será clave para evitar problemas cuando las nuevas obligaciones resulten aplicables.

Mucho más que dejar de utilizar facturas en PDF

Uno de los errores habituales consiste en pensar que la factura electrónica supone simplemente sustituir una factura en papel por un documento PDF enviado mediante correo electrónico.

El cambio es más profundo.

La factura electrónica B2B está vinculada al tratamiento de información en formatos electrónicos que permitan su intercambio y procesamiento entre diferentes sistemas.

Esto significa que las asesorías deberán familiarizarse con nuevos procedimientos y comprobar que las soluciones utilizadas por sus clientes sean capaces de generar, recibir y gestionar correctamente este tipo de facturas.

Las asesorías deberán revisar su software

Los programas utilizados actualmente para gestionar facturación y contabilidad adquirirán todavía más importancia.

Una asesoría puede trabajar con decenas o incluso cientos de clientes que utilizan soluciones diferentes. Autónomos que generan pocas facturas al mes, pequeñas empresas con programas sencillos y compañías con sistemas ERP pueden tener necesidades muy distintas.

Será necesario comprobar la capacidad de las aplicaciones para trabajar con los formatos exigidos y comunicarse con otras plataformas.

La interoperabilidad será precisamente uno de los elementos relevantes del nuevo ecosistema de facturación electrónica.

Cambiará la forma de recibir documentación de los clientes

Todavía es habitual que algunos clientes envíen periódicamente a su asesoría carpetas con facturas, archivos PDF o documentos descargados desde diferentes plataformas.

La factura electrónica puede reducir progresivamente parte de este trabajo manual.

Si los sistemas están correctamente integrados, determinada información podrá incorporarse a los procesos contables sin necesidad de introducir todos los datos manualmente.

Esto puede representar una importante mejora de eficiencia para las asesorías, pero también exigirá revisar sus procedimientos internos y formar a los profesionales que trabajan con estas herramientas.

Mayor control sobre el estado de las facturas

La digitalización de la facturación no afecta únicamente a la emisión del documento.

Uno de los objetivos asociados al desarrollo de la factura electrónica es mejorar la trazabilidad de las operaciones y contribuir al control de los plazos de pago.

Esto implica que determinadas informaciones relacionadas con el estado de las facturas podrán adquirir una importancia que anteriormente no tenían en muchos procesos administrativos.

Las asesorías deberán conocer estas obligaciones para poder informar correctamente a sus clientes y ayudarles a configurar sus procedimientos.

Una oportunidad para automatizar tareas

Aunque la adaptación inicial pueda implicar trabajo adicional, la factura electrónica también representa una oportunidad para las gestorías.

La introducción manual de datos consume una cantidad considerable de tiempo y además puede generar errores. Nombres, bases imponibles, tipos impositivos, fechas o importes pueden introducirse incorrectamente durante la contabilización.

El intercambio estructurado de información facilita la automatización de determinados procesos.

Esto puede permitir que los profesionales dediquen menos tiempo a tareas repetitivas y más a servicios de mayor valor añadido, como asesoramiento financiero, fiscal o empresarial.

El reto de los clientes menos digitalizados

No todas las empresas se encuentran en el mismo nivel de transformación digital.

Una gran compañía puede disponer de un departamento tecnológico y de un ERP preparado para integrar nuevos sistemas. Un autónomo o una pequeña empresa puede seguir generando sus facturas mediante herramientas mucho más sencillas.

Las asesorías probablemente tendrán un papel especialmente importante en este segundo grupo.

Explicar qué cambia, recomendar soluciones adecuadas y ayudar a configurar correctamente los procesos puede convertirse en una nueva necesidad para muchos clientes.

Por ello, esperar hasta el último momento para iniciar la adaptación puede provocar una concentración considerable de trabajo cuando se aproximen los plazos obligatorios.

Factura electrónica y VERI*FACTU no son lo mismo

Otra cuestión que las asesorías deberán explicar a sus clientes es la diferencia entre la factura electrónica derivada de la Ley Crea y Crece y las obligaciones relacionadas con los sistemas informáticos de facturación.

Aunque ambas iniciativas forman parte del proceso de digitalización y control de la facturación en España, responden a normativas y obligaciones diferentes.

Un programa puede necesitar adaptarse a diferentes requisitos regulatorios y cumplir una obligación no implica necesariamente haber resuelto todas las demás.

Confundir ambos conceptos puede provocar que una empresa considere que ya está preparada cuando todavía necesita realizar adaptaciones adicionales.

Prepararse antes de que llegue la obligación

Las asesorías y gestorías deberían aprovechar el periodo previo a la implantación para revisar qué programas utilizan, cómo reciben actualmente las facturas de sus clientes y qué procesos pueden necesitar modificaciones.

También puede resultar conveniente clasificar a los clientes según su nivel de digitalización y las soluciones de facturación que utilizan.

La factura electrónica obligatoria supondrá un reto de adaptación, pero también puede acelerar una transformación que muchas asesorías ya habían iniciado.

Menos introducción manual de datos, mayor trazabilidad y procesos más automatizados pueden mejorar considerablemente la gestión diaria.

Para conseguirlo, sin embargo, será necesario anticiparse. Las asesorías que comprendan los nuevos requisitos y preparen con tiempo sus sistemas estarán en mejores condiciones para acompañar a sus clientes cuando la factura electrónica B2B pase a formar parte de su actividad cotidiana.

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