La transformación digital de las empresas españolas sigue avanzando y uno de los cambios más relevantes en materia fiscal es la implantación de Verifactu, el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas.
Regulado por el Real Decreto 1007/2023, Verifactu forma parte del proceso de modernización de la facturación en España y tiene un objetivo claro: reducir el fraude fiscal, impedir la manipulación de las facturas y aumentar la transparencia en las operaciones comerciales.
Aunque muchas empresas lo perciben como una nueva obligación, también representa una oportunidad para digitalizar procesos, mejorar el control interno y prepararse para el nuevo ecosistema de facturación electrónica.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es una modalidad de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación que permite generar registros de facturación con todas las garantías de integridad, autenticidad e inalterabilidad exigidas por la normativa.
Los programas adaptados deben ser capaces de generar un registro electrónico de cada factura emitida y aplicar mecanismos de seguridad que impidan su modificación posterior sin dejar evidencia.
Además, el sistema puede enviar automáticamente dichos registros a la Agencia Tributaria, facilitando un control prácticamente inmediato de la información fiscal.
Así funciona el proceso de emisión
El funcionamiento de Verifactu se basa en varias fases que garantizan la trazabilidad completa de cada factura.
1. Creación de la factura
El usuario genera la factura desde un software de facturación compatible con el Reglamento Verifactu, introduciendo los datos habituales de la operación.
2. Generación del registro de facturación
Junto con la factura se crea automáticamente un registro de facturación, normalmente en formato XML, que contiene toda la información necesaria para identificar la operación.
Este registro constituye la evidencia electrónica de la factura y será el elemento utilizado por la Agencia Tributaria para verificar su autenticidad.
3. Protección mediante mecanismos criptográficos
Para impedir cualquier alteración posterior, el sistema incorpora diferentes medidas de seguridad, entre ellas:
- Encadenamiento de registros, que relaciona cada factura con la anterior mediante una huella criptográfica.
- Firma electrónica o mecanismos equivalentes que garantizan el origen y la integridad del registro.
Gracias a estas medidas, cualquier modificación posterior queda registrada y puede detectarse fácilmente.
4. Emisión de la factura al cliente
La factura entregada al cliente deberá incorporar un código QR, que permitirá consultar determinada información desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Cuando la empresa utilice la modalidad Verifactu, la factura también incluirá la referencia correspondiente que identifica que puede verificarse electrónicamente ante la AEAT.
Es importante no confundir este sistema con Facturae, ya que Verifactu regula el comportamiento del software de facturación, mientras que Facturae es un formato específico de factura electrónica utilizado principalmente en las relaciones con la Administración Pública.
5. Envío de la información a la Agencia Tributaria
Las empresas que opten por la modalidad Verifactu podrán remitir automáticamente los registros de facturación a la AEAT en el momento de emitir cada factura.
Quienes no utilicen esta modalidad seguirán obligados a conservar todos los registros generados por el software con las garantías exigidas por la normativa para ponerlos a disposición de la Administración cuando sean requeridos.
El papel del código QR
Uno de los elementos más visibles del nuevo sistema será el código QR incorporado en las facturas.
Su finalidad no es únicamente facilitar la consulta de la información por parte del cliente, sino reforzar la transparencia y permitir la comprobación de determinados datos desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Este elemento se convertirá en una característica habitual de las nuevas facturas emitidas mediante programas adaptados al Reglamento Verifactu.
La relación entre Verifactu y la Ley Crea y Crece
Aunque con frecuencia se confunden, Verifactu y la Ley Crea y Crece responden a objetivos distintos pero complementarios.
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, impulsa la implantación obligatoria de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales (B2B), con el propósito de mejorar la digitalización empresarial y combatir la morosidad comercial.
Por su parte, Verifactu se centra en garantizar que los sistemas informáticos de facturación sean seguros, inalterables y permitan el control tributario por parte de la Agencia Tributaria.
En la práctica, ambos proyectos forman parte de una misma estrategia de digitalización:
- La factura electrónica B2B busca digitalizar el intercambio de facturas entre empresas.
- Verifactu garantiza la integridad y trazabilidad de esas facturas desde el momento de su emisión.
Por ello, muchas empresas aprovecharán la adaptación a Verifactu para preparar también sus sistemas de cara a la futura obligatoriedad de la factura electrónica establecida por la Ley Crea y Crece.
¿Qué deben hacer las empresas?
La adaptación no consiste únicamente en actualizar el software.
Es recomendable revisar todo el proceso de facturación para comprobar que:
- El programa utilizado cumple con el Reglamento Verifactu.
- Se generan correctamente los registros de facturación.
- Los mecanismos de seguridad funcionan conforme a la normativa.
- Se conservan adecuadamente los registros electrónicos.
- La empresa está preparada para convivir tanto con Verifactu como con la futura factura electrónica obligatoria.
Conclusión
Verifactu supone uno de los mayores cambios en la facturación empresarial de los últimos años. Más allá del cumplimiento legal, representa un paso decisivo hacia una gestión documental más segura, automatizada y transparente.
Las empresas que comiencen cuanto antes su proceso de adaptación no solo evitarán problemas de cumplimiento cuando la normativa sea plenamente exigible, sino que también estarán mejor preparadas para afrontar la llegada definitiva de la factura electrónica impulsada por la Ley Crea y Crece.
La digitalización de la facturación ya no es una tendencia de futuro: es una realidad que marcará el funcionamiento de las empresas durante los próximos años.
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